När en kund går från en lönebyrå till en annan lämnas datan inte alltid ut på ett smidigt sätt vilket leder till manuellt arbete och dyra implementeringskostnader. Detta berättar Jacob Bergemalm, auktoriserad lönekonsult på Grant Thornton, i en intervju med tidningen Balans.
Vi har pratat vidare med Jacob för att gräva djupare i frågan och höra hur vi som systemleverantör kan underlätta för byråerna. Jacob menar att frågan inte har varit prioriterad och vill se en förändring.
- I en del system finns inte möjligheten att smidigt exportera data digitalt. Då är man som lönekonsult tvingad att manuellt stansa ut värdena i en pdf eller excel. Det tar oerhört mycket tid och blir onödigt dyrt för kunden berättar Jacob.
Lön är ett komplext område med en mängd individuella siffror kopplade till den anställde. Beräkningar och lönearter skiljer sig ofta åt vilket gör det svårt att införa en gemensam standard. Men ju mer man kan digitalisera desto bättre menar Jacob.
- Det borde finnas en tydlig standard, man skulle exempelvis kunna tänka sig ett standardiserat format av personkort där personnummer, adress och telefonnummer ingår som kan flyttas från ett system till ett annat. Det är absurt att det inte finns smidigare sätt säger han.
Digitaliseringen inom lön går framåt, många nya digitala tjänster bubblar upp på marknaden. Med hjälp av API:er kan man idag överföra data från ett ställe till ett annat på ett strukturerat sätt. Molnlösningar har helt andra förutsättningar att digitalisera denna typen av frågor avslutar Jacob.
Som ny systemleverantör på marknaden är dataöverföring en central fråga för Payap. Mikael Wirén som är VD på Payap menar även att det är viktigt ur ett säkerhetsperspektiv att datan överförs direkt från ett system till ett annat.
- När datan plockas ut är den som känsligast. Om denna hamnar utanför lönesystemet som exempelvis i en pdf eller i excel så är risken oerhört mycket större att den hamnar på fel ställe eller glöms kvar när man är klar. Därför vore det önskvärt att systemen har direktkommunikation och överför data sinsemellan säger han.
Det finns ett standardiserat filformat för överföring av löneuppgifter som heter PieXML/PAXml. Men enligt Srf konsulterna har formatet inte fått det fäste som det borde ha fått. Frågan om att utveckla standarden har fått stå tillbaka på grund av pandemin, där så många andra områden krävt utveckling.
- Tillsammans kan vi som systemleverantörer gå i bräschen för att göra det enklare och säkrare att överföra data från olika system. Det kommer gynna alla som arbetar inom lön, avslutar Mikael.