Att byta lönesystem kan för många kännas överväldigande. Men med dagens teknik och integrationsmöjligheter kan du faktiskt vara igång med ett nytt system på bara några timmar. Dessutom har ett byte ofta en positiv effekt, inte bara för löneavdelningen, utan för hela organisationen. Här kommer några tips på hur du gör bytet så smidigt som möjligt.
Börja med att titta på hur löneprocessen fungerar idag. Vad rullar på smidigt, och var skaver det? Och ännu viktigare – hur vill ni att det ska fungera? Med en tydlig vision blir det lättare att hitta ett system som känns rätt för just er.
Här är några frågor att fundera på:
Ett lönesystem används ofta av hela organisationen, därför är det viktigt att inkludera medarbetare från olika avdelningar i processen. Utöver löneavdelningen kan det handla om allt från slutanvändare som rapporterar tider och chefer som attesterar dem, samt olika administrativa funktioner som använder systemet för att hämta information. Målet är att systemet ni väljer är användarvänligt för alla på företaget.
När ni har en tydligare bild av era behov är det dags att börja utvärdera olika alternativ. Här är några punkter att tänka på:
Automatisering: Lönehantering är ett komplext område som kräver stor noggrannhet. Det är därför viktigt att välja programvara som förenklar och automatiserar så mycket som möjligt. Genom att minska den manuella hanteringen sparar ni inte bara tid utan minskar även risken för fel.
Intuitivt gränssnitt: Med ett användarvänligt gränssnitt får alla – oavsett om du är administratör, chef eller anställd – bättre insikt och koll på lönen. Ett intuitivt system minskar antalet frågor och gör det enklare att förstå, vilket leder till nöjdare medarbetare.
Integrationer via API: Se till att lönesystemet kan integreras med era befintliga system som exempelvis HR-system, tidrapportering eller bokföring. Med äkta API-integrationer överförs data från ett system till ett annat helt utan manuell hantering. Detta begränsar spridningen av data, sparar tid och minskar risken för fel.
Support: Se till att det finns en dedikerad kontaktperson från leverantören som kan hjälpa er med frågor även efter att systemet är implementerat. Ofta uppkommer frågor efterhand och då är det viktigt med kunnig och tillgänglig support.
Priset är självklart en grundläggande fråga när man utvärderar olika lönesystem, men det gäller att jämföra kostnaderna på rätt sätt, både utifrån mjukvara, tid och resurser.
Börja med att analysera hur mycket tid du eller din avdelning lägger på lönehantering varje månad och undersök om processerna kan effektiviseras genom att byta systemleverantör. Identifiera de mest tidskrävande delarna av lönearbetet, utvärdera mängden manuell hantering och kartlägg hur ofta misstag uppstår samt hur lång tid det tar att rätta dem.
Förutom de uppenbara kostnaderna för mjukvaran är det viktigt att få en uppfattning av den totala prisbilden. Det kan handla om tilläggsavgifter för viss typ av funktionalitet, implementationskostnader och konsulttimmar, vilka alla påverkar slutsumman.
Be din systemleverantör att sätta upp ett demokonto så att du kan känna och klämma på löneprogrammet i egen takt. Det är ofta när man sitter själv som frågor dyker upp. Du kan även be om referenser från leverantörens befintliga kunder.
Tips på frågor att ställa sig innan ett beslut:
Hoppas att du fått mer insikt och lycka till med bytet!